Neden gelir gider takibi yapmalısınız?
Çoğu esnaf işin iyi gidip gitmediğini kasadaki paraya bakarak anlar. Oysa kasadaki para; ödenmemiş tedarikçi borçlarını, yaklaşan kira ve SGK gününü, kartla yapılmış harcamaları göstermez. Düzenli bir gelir gider takibi, bu görünmeyen kalemleri ortaya çıkarır ve şu üç soruya net cevap verir:
- Bu ay gerçekten ne kadar kazandım?
- Param en çok nereye gidiyor?
- Önümüzdeki ay hangi ödemeler beni bekliyor?
1. Paranızın durduğu yerleri ayırın
İlk adım, paranın bulunduğu her yeri ayrı bir hesap olarak düşünmektir. Tipik bir dükkânda bunlar şunlardır:
| Hesap | Ne için kullanılır? |
|---|---|
| Kasa | Nakit satışlar, bozuk para, küçük nakit masraflar |
| Banka hesabı | POS tahsilatları, havale ve EFT, kira ve maaş ödemeleri |
| Şirket kartı | Tedarikçi, reklam ya da akaryakıt gibi kartla yapılan alımlar |
Bu ayrım sayesinde gün sonunda "kasada 8.450 TL olmalı" diyebilir, eksik ya da fazlayı hemen fark edebilirsiniz.
2. Gelirlerinizi kaynağına göre kaydedin
Nakit satış, kartlı satış ve müşteri tahsilatlarını ayrı kategorilerde tutmak, hangi kanalın büyüdüğünü görmenizi sağlar. Veresiye sattığınız tutarları ise satış anında değil, tahsil ettiğiniz gün gelir olarak yazın; böylece kasadaki para ile defterdeki rakam birbirini tutar.
3. Giderleri sabit ve değişken olarak düşünün
Kira, personel maaşları, SGK primi, muhasebe ücreti ve internet her ay aynı gün gelen sabit giderlerdir. Tedarikçi ödemeleri, kargo ve reklam ise satışla birlikte değişir. Sabit giderlerinizi bir kez tanımlayıp tekrarlayan ödeme olarak işaretlerseniz, ay başında ne kadar nakde ihtiyacınız olduğunu önceden bilirsiniz.
Pratik öneri: Sabit giderlerinizin toplamını bir kâğıda değil, takip ettiğiniz uygulamaya yazın. Ay ortasında kasada bu toplam kadar para yoksa erken uyarı almış olursunuz.
4. Hesaplar arası parayı gelir ya da gider saymayın
Kasadaki parayı bankaya yatırmak, bankadan kredi kartı borcunu ödemek ya da ATM'den nakit çekmek ne gelirdir ne gider; yalnızca paranın yer değiştirmesidir. Bu hareketleri transfer olarak kaydetmezseniz ciro olduğundan yüksek, giderler olduğundan fazla görünür.
5. Fişleri kaydın yanında saklayın
Dönem sonunda mali müşavirin en çok istediği şey, giderlerin belgeleridir. Fişin fotoğrafını kaydı girerken çekip eklerseniz, zarflarda biriken kâğıtları aramanıza gerek kalmaz.
6. Ay sonunda on dakikalık kontrol
- Kasa ve banka bakiyesini gerçek bakiyeyle karşılaştırın.
- Kategorilere göre giderlere bakın; geçen aya göre en çok artan kalemi not edin.
- Önümüzdeki ayın tekrarlayan ödemelerini kontrol edin.
- Kayıtları CSV olarak indirip mali müşavirinize gönderin.
Bunu esfamOS İşletme ile nasıl yaparsınız?
esfamOS İşletme, yukarıdaki düzeni hazır olarak sunar: kasa ve banka hesabınız açılışta tanımlıdır, gelir ve gideri aynı ekranda yan yana girersiniz, transferler bakiyeleri doğru günceller, tekrarlayan ödemeler zamanında hatırlatılır. Ücretsiz işletme hesabı açarak bugünden başlayabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Esnaf gelir gider takibini ne sıklıkla yapmalı?
En sağlıklısı her gün kapanışta beş dakika ayırmaktır. Gün içinde unutulan küçük masraflar ay sonunda büyük farklara dönüşür.
Gelir gider takibi için muhasebe bilgisi gerekir mi?
Gerekmez. Ön muhasebe defteri, paranın nereden gelip nereye gittiğini kaydetmekten ibarettir. Resmî kayıtlar için mali müşavirinizle çalışmaya devam edersiniz.
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; vergi ve yasal yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.